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RÉGIMES D'AVANTAGES SOCIAUX ET DE RETRAIT

Politique De Confidentialité

Un volet important de l’excellent service que nous avons à cœur d’offrir à nos participants au régime est notre respect de leur vie privée. À titre de participant au régime, vous pouvez avoir l’assurance que Manion Wilkins & Associates Ltd. (Manion) ne recueille, n’utilise et ne divulgue vos renseignements personnels que conformément à la présente politique de respect de la vie privée et aux lois canadiennes relatives à la protection de la vie privée.

Afin d’assurer sa responsabilisation, Manion a nommé un responsable de la protection de la vie privée chargé d’assurer la conformité en matière de respect de la vie privée, de former le personnel à cet égard et de résoudre lorsqu’elles se posent les questions en matière de respect de la vie privée.

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont ceux qui permettent de vous identifier personnellement. Ils comprennent non seulement votre nom, votre adresse, votre âge et votre sexe, mais également vos antécédents professionnels, vos numéros d’identité, y compris votre numéro d’assurance sociale (NAS), le nom de votre ou de vos bénéficiaires désignés et (le cas échéant) des personnes à votre charge. Les antécédents médicaux ou dentaires que vous nous fournissez lors de vos demandes de prestations ont également le statut de renseignements personnels et sont traités avec encore plus de discrétion.

Les renseignements globaux qui ne peuvent être associés à une personne en particulier, par exemple le nombre de demandes de règlement en vertu d’un régime donné au cours d’une période donnée, ne sont pas des renseignements personnels.

Pourquoi Manion vous demande-t-elle des renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont essentiels à l’administration de vos régimes d’avantages sociaux et de retraite. Nous vous demandons des renseignements personnels et nous les utilisons pour ce qui suit :

  • prendre des dispositions pour votre couverture d’assurance, s’il y a lieu;
  • administrer vos prestations de retraite, s’il y a lieu;
  • vérifier votre admissibilité aux prestations;
  • verser les demandes de règlement à votre nom et à celui des personnes admissibles à votre charge;
  • pour les audits internes des versements de prestations et les audits externes sur notre gestion des fonds en fiducie;
  • lorsque cela s’applique, aux fins de déclaration relative à l’impôt sur le revenu ou dans le but de nous conformer à d’autres obligations juridiques;
  • lorsque cela est nécessaire, pour l’établissement de rapports qu’utilise l’administrateur du régime lors de la gestion financière et de la surveillance du ou des régimes;
  • pour vous offrir des produits ou services d’assurance complémentaires susceptibles, à notre avis, de susciter votre intérêt. Nous pouvons également adapter nos offres à vos données démographiques ou à d’autres renseignements afin de répondre à vos besoins particuliers.

Nous pouvons vérifier auprès de votre employeur ou de votre syndicat certains renseignements que vous nous donnez afin d’administrer avec exactitude vos régimes d’avantages sociaux et de retraite. Selon le régime, nous pourrions également administrer au nom de votre employeur le versement à un fonds sectoriel ou le paiement de cotisations associatives ou syndicales, ce qui permet de vous identifier personnellement; vos renseignements personnels de santé ne sont toutefois jamais recueillis, utilisés ni divulgués à de telles fins.

Obtention de votre consentement avant l’utilisation de vos renseignements personnels

Lorsque votre régime et administré par un conseil de fiduciaires, nous obtenons votre consentement explicite d’utiliser vos renseignements lorsque vous remplissez une carte de renseignements sur le participant. Pour tous les autres régimes, nous obtenons votre consentement par le biais de votre demande de prestations ou nous chargeons votre employeur d’obtenir votre consentement pour partager avec Manion ses renseignements afin d’administrer vos avantages.
Nous vous demandons toujours votre consentement explicite lorsque vous remplissez un formulaire de demande de règlement. Votre consentement est implicite lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement en posant certains gestes, ou que vous le donneriez si on vous le demandait directement. Par exemple, si votre régime offre une carte de paiement direct des médicaments et si vous utilisez cette carte, nous pouvons conclure que vous avez donné à notre gestionnaire des prestations de médicaments et à votre pharmacien votre consentement de divulguer vos renseignements personnels relativement à votre admissibilité aux prestations.
Si vous ne consentez pas à certaines utilisations des renseignements ou si vous retirez votre consentement après nous l’avoir donné, il se pourrait que nous ne soyons pas en mesure de vous procurer certaines prestations ou certains services. Si c’est le cas, nous vous expliquerons la situation et vous informerons des choix qui s’offrent à vous.

Utilisation de votre numéro d’assurance sociale (NAS)

Nous vous demandons votre NAS pour ce qui suit :
1. Aux fins de déclaration de l’impôt sur le revenu pour se conformer aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu (fédérale) et de la Loi sur les impôts du Québec, à l’égard du ministère du Revenu (le cas échéant).
2. À des fins administratives afin de nous assurer :

  • d’une correspondance exacte entre les renseignements personnels recueillis auprès de vous et ceux qui ont été signalés à Manion au moyen de votre NAS par un employeur cotisant;
  • que notre système informatique vous identifie à l’interne de manière précise et non équivoque.

Si nous n’avons pas besoin de votre NAS aux fins de déclaration de l’impôt sur le revenu, vous pouvez choisir de ne pas nous le donner. Dans ce cas là, un autre numéro d’identité vous sera attribué sans impact sur les services que vous recevez.

Divulgation de renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont partagés avec les parties suivantes seulement dans la mesure où ils sont nécessaires pour administrer vos prestations : votre promoteur de régime, votre syndicat (le cas échéant), le(s) fournisseur(s) de couverture et l’(les) institution(s) financière(s) qui participent à la bonne marche du régime. Dans le cas d’une demande de prestations, nous pouvons également partager les renseignements, mais seulement dans la mesure nécessaire, avec votre hôpital, votre médecin, votre dentiste ou d’autres professionnels afin de nous protéger nous-mêmes ainsi que les fournisseurs de couverture contre la fraude et d’évaluer adéquatement votre demande de règlement. Nous obtenons votre autorisation sur les formulaires de demande de règlement pour une telle divulgation limitée des renseignements personnels de santé.

Manion divulguera vos renseignements personnels lorsqu’elle est d’avis qu’une telle divulgation est nécessaire afin de se conformer à la loi, par exemple, si elle reçoit un bref d’assignation ou une ordonnance d’un tribunal.

Seules des personnes autorisées peuvent accéder à votre dossier tel que cela est requis pour votre couverture ou aux fins des demandes de règlement. Les renseignements de votre dossier ne sont partagés avec personne d’autre que vous même, à moins que vous nous autorisiez à les divulguer.

Conservation de vos renseignements personnels

Manion est en train d’élaborer des lignes directrices et de mettre en œuvre des procédures à l’égard de la conservation de vos renseignements personnels à l’interne et à l’externe. Les renseignements personnels qui ont servi à prendre une décision au sujet d’un participant au régime seront conservés assez longtemps pour permettre à ce participant d’y accéder une fois que la décision a été prise. Manion est également soumise à des obligations juridiques particulières à l’égard des périodes de conservation, par exemple, tel qu’il est décrit dans les lois de l’impôt sur le revenu et de la retraite.

Manion prend toutes les mesures nécessaires pour détruire les renseignements personnels de manière sécuritaire ou les rendre anonymes lorsqu’ils ne sont plus nécessaires aux fins d’identification.

Nous conservons vos renseignements personnels de façon sécuritaire

Nos ordinateurs sont conçus afin d’assurer la protection contre l’accès non autorisé ou le mauvais usage de vos renseignements personnels lorsqu’ils sont stockés par voie électronique. Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, organisationnelles et techniques rigoureuses afin de veiller à ce que vos renseignements personnels, tant sur papier que sous forme électronique, ne puissent être consultés qu’à l’interne et uniquement par des personnes qui en ont besoin pour assurer la prestation de vos services à titre de participant au régime.

Tous nos employés, agents et représentants sont au courant de la nature délicate des renseignements que nous détenons et ils ont convenu par écrit de conserver absolument confidentiels les renseignements personnels qu’ils ont en leur possession. Ces renseignements ne sont conservés qu’aussi longtemps que cela est nécessaire ou que nous sommes tenus de par la loi de les conserver. Ils sont ensuite détruits ou rendus anonymes de façon sécuritaire.

Vous pouvez voir vos renseignements et en vérifier l’exactitude

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements que renferme votre dossier, de les vérifier, de les mettre à jour et de les corriger. Il n’y a aucuns frais pour la vérification ou la correction de vos renseignements, toutefois, si vous désirez une copie de tous vos dossiers, nous pourrions exiger des frais pour couvrir ces coûts. Nous vous aviserons à l’avance s’il y a des frais pour vous procurer ces renseignements. Toutes les demandes d’accès doivent être présentées par écrit et elles seront traitées en temps voulu.

Afin de protéger vos renseignements personnels, Manion pourrait vous demander de lui fournir une preuve d’identité afin qu’elle puisse vous autoriser d’accéder à votre dossier.

Si nous avons obtenu des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes, nous vous informerons sur demande de leur provenance. Nous pourrions ainsi obtenir auprès du bureau local de votre syndicat la date de votre entrée en service. Nous pourrions également obtenir la confirmation du fait que vous avez travaillé pour un employeur particulier à partir des formulaires de remise des cotisations de cet employeur.

Il pourrait y avoir des cas où la loi nous interdit de vous donner accès à vos renseignements personnels. Si nous devons refuser une demande d’accès, nous vous en communiquerons la raison dès que possible.

Notre engagement envers vous en matière de respect des renseignements personnels

À titre d’administrateur de votre régime, nous prenons au sérieux notre engagement de protéger rigoureusement votre vie privée. Nous faisons tout en notre pouvoir afin de protéger vos renseignements contre l’accès non autorisé ou le mauvais usage. Pour toute question au sujet ce cette politique, ou si vous croyez que nous ne respectons pas l’engagement que nous avons pris envers vous, veuillez communiquer avec nous à l’adresse :

Responsable du respect des renseignements personnels
Manion, Wilkins and Associates Ltd.
21, place Four Seasons, bureau 500
Etobicoke (Ontario) M9B 0A5
Téléphone : centre d’appels (416) 234-3511 à Heures : de 7 h 30 à 19 h 30 (jusqu’à 17 h le vendredi)
Sans frais : standard téléphonique 1 866 532-8999
Télécopieur : (416) 234-2071
Courriel : privacyofficer@manionwilkins.com

Nous avons pour objectif de résoudre en temps voulu et à votre entière satisfaction toute question que vous pourriez avoir relativement à la protection de vos renseignements personnels.

En vous procurant cette politique sur le respect des renseignements personnels, Manion s’engage à protéger en permanence les renseignements qu’elle recueille. Nous examinons régulièrement nos pratiques en matière de traitement des renseignements afin d’assurer notre conformité à cette politique.

Mike Neheli, Président de Manion
Mike discute de la relation de Manion avec la Fondation Internationale et nos clients.

CARTE DU RAPPORT ANNUEL 2013
Manion a eu une année chargée, avec beaucoup de projets réalisés. Voyez quelques instants marquants.

 

 

 


VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT MAIS N'OUBLIEZ PAS QUE…

Ce livret décrit les grandes lignes des régimes et vise à expliquer aussi brièvement et clairement que possible chacun des avantages auxquels vous êtes admissible. Les avantages en vertu des régimes sont assujettis aux modalités des documents du régime et des polices maîtresses d'assurance collective. En cas de conflit entre cette description et les documents du régime et les polices maîtresses d'assurance collective, les documents du régime et les polices maîtresses d'assurance collective prévalent dans tous les cas. N'oubliez pas qu'aucun avantage n'est garanti et que les fiduciaires peuvent changer les avantages à tout moment.

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