FORMULAIRES D'AVANTAGES SOCIAUX
FORMULAIRES DU RÉGIME DE RETRAITE
FOIRE AUX QUESTIONS
DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
LISTE DES PERSONNES-RESSOURCES DE MANION
AVANTAGES MEMBRES LIVRET

FORMULAIRES

FOIRE AUX QUESTIONS

Quel est le numéro d’identification? Le numéro d’identification est le numéro d’assurance sociale du participant. Remarque : Pour le moment, nous utilisons le NAS comme son numéro d’identification; nous nous proposons cependant d’émettre un numéro d’identification (certification) distinct à la mi-2004.

Pourquoi devons-nous signer ce formulaire? Le formulaire autorise MWA à traiter les renseignements personnels du participant. Ce formulaire nous autorise à répondre aux questions des trois tiers énumérés : le conjoint ou la famille immédiate du participant, le conseil des fiduciaires du régime et le représentant syndical du participant et son ou sa secrétaire. Sans ce formulaire d’autorisation, MWA ne pourrait répondre qu’aux questions du participant et elle ne pourrait pas répondre aux questions d’une autre personne au sujet du participant, ni à celles du conjoint du participant ou de sa famille immédiate.

Je traite avec MWA depuis des années. Pourquoi y a‑t‑il ce changement soudain? À partir de janvier 2004, la législation fédérale modifiera la manière dont nous traitons les renseignements personnels du participant. Par exemple, si le conjoint du participant nous téléphonait au sujet de la couverture dentaire, nous ne pourrions lui donner aucun renseignement. Grâce à ce formulaire d’autorisation, nous pourrons répondre aux appels de manière plus sécuritaire et plus efficace.

Dois-je remplir ce formulaire?  Non. Ce formulaire est volontaire.

Que se passe-t-il si je ne remplis pas ce formulaire? Si vous ne remplissez pas ce formulaire, nous ne pourrons pas fournir de renseignements à toute autre personne qu’à vous‑même, le participant. Nous ne pourrons pas discuter de votre dossier avec tout autre personne. Par exemple, si votre conjoint nous téléphonait en votre nom, nous ne pourrions pas lui divulguer des renseignements. Ce formulaire nous donne l’autorisation de parler de vos renseignements personnels aux trois tiers indiqués sur le formulaire.

Mon conjoint participant est décédé, mais je reçois encore des prestations de MWA. Dois-je quand même remplir ce formulaire? Si le participant est décédé, il n’y a pas de besoin apparent de remplir le formulaire d’autorisation. Cependant, s’il devait y avoir des problèmes à l’avenir, il est recommandé que nous disposions de cette autorisation.

Je ne veux pas que Monsieur Untel ou la compagnie Unetelle aient accès à mes renseignements personnels. Comment puis-je faire cela? Vous pouvez préciser par écrit le nom de ces personnes ou de ces tiers. Vous pouvez également inclure ou exclure par écrit toute personne ou partie.

J’ai travaillé pour un syndicat pour une courte période de temps seulement, il y a très longtemps. Dois-je quand même remplir et envoyer ce formulaire? Si vous recevez des prestations, ou si vous êtes admissible à en recevoir à l’avenir, ce formulaire nous permettra de répondre aux questions des trois tiers indiqués sur le formulaire. Sans ce formulaire, nous ne pourrons traiter qu’avec vous, le participant, et avec personne d’autre.

Qui aura accès à mes renseignements personnels? Certaines personnes autorisées ont déjà accès à vos renseignements personnels aux fins de l’administration quotidienne de votre régime. Ces personnes comprennent le personnel de MWA, ainsi que d’autres professionnels auxquels nous avons recours pour administrer votre régime, notamment la compagnie d’assurance, le gardien, etc. Les renseignements ne sont utilisés que dans le but précis d’administrer votre rente ou vos avantages sociaux et ils ne sont pas divulgués à toute autre personne à quelque fin que ce soit. Le formulaire d’autorisation ajoute l’accès uniquement aux trois tiers indiqués sur le formulaire. Là encore, vous pouvez préciser par écrit le nom des parties à inclure ou à exclure.

Perdrai-je mes prestations si je remplis ce formulaire? Cela affectera‑t‑il mes prestations de retraite? Non. Ce formulaire n’affectera pas vos prestations ni votre couverture auprès de MWA. Il nous donne seulement l’autorisation de partager vos renseignements personnels avec les trois tiers indiqués sur le formulaire.

Quel genre de renseignements pourront être divulgués? (Ou encore, quel genre de renseignements pourront être divulgués au sujet de mon/ma défunt(e) père/mère qui était participant?) S’il existe un formulaire d’autorisation signé, seuls les renseignements demandés par un tiers indiqué pourront être divulgués, mais seulement une fois que nous nous serons assurés que la partie demandant des renseignements le fait en votre nom. Autrement dit, si une personne téléphone pour demander des renseignements, nous nous assurerons qu’elle téléphone en votre nom et que vous l’avez autorisée à le faire. Les renseignements demandés portent habituellement sur la situation de votre demande de règlement, le montant des prestations auxquelles vous avez droit, etc.

Que se passerait-il si MWA divulguait des renseignements inexacts? MWA ne serait‑elle pas responsable? [Extrait du formulaire : En signant ci‑dessous, je libère les fiduciaires, la caisse en fiducie et Manion Wilkins and Associates Ltd. de toute responsabilité découlant de la divulgation de renseignements personnels.] Le formulaire nous autorise à divulguer des renseignements à un tiers. Le libellé standard de la renonciation signifie que le participant ne peut pas revenir sur nous et prétendre que nous n’aurions pas dû divulguer des renseignements à un tiers. Cependant, le formulaire ne nous excuse pas de divulguer des renseignements inexacts. (Chaque situation est un cas d’espèce : avons-nous commis l’erreur de donner des renseignements inexacts ou avons-nous donné les renseignements qui nous ont été fournis alors que ces renseignements se sont avérés inexacts?)

Comment pourrais-je résoudre tout problème avec le syndicat si je ne donne pas d’autorisation au représentant syndical? Le formulaire nous autorisant à divulguer des renseignements à un représentant syndical nous permet uniquement de divulguer des renseignements qui se rapportent à l’administration de la rente de retraite et des avantages sociaux du participant. Il y a cependant certaines questions connexes, notamment l’administration des cotisations syndicales, les sommes du secteur, la clarification à savoir si une personne est membre en bonne et due forme du syndicat. De plus, le formulaire nous autorise à divulguer des renseignements seulement lorsque nous sommes assurés que la personne parle en votre nom. Remarque : La réponse à cette question dépend du genre de problème dont il s’agit avec le syndicat. MWA n’intervient que dans les questions touchant les rentes de retraite et les avantages sociaux. La lettre « Un message de l’administrateur de votre régime » précise : « Si vous ne consentez pas à certaines utilisations de vos renseignements, ou si vous retirez votre consentement après l’avoir donné, il se pourrait que nous ne puissions pas vous procurer un avantage ou un service particulier. »

Quels genres de prestations ou de services MWA ne fournirait pas? Voici deux exemples simples pour le refus de fournir un consentement : 1. Si vous ne remplissez pas la carte de renseignements sur le participant comprenant votre consentement nous autorisant à recueillir et utiliser vos renseignements personnels, nous ne pourrons pas inscrire ces renseignements dans notre système informatique et, par conséquent, nous ne pourrons pas administrer vos avantages adéquatement. 2. Si vous ne remplissez pas le formulaire de demande de règlement (demande de prestations de retraite), nous ne pourrons pas traiter votre demande (ni vos prestations de retraite).

Remarques : Veuillez noter que, dans la plupart des cas, les régimes d’avantages sociaux sont obligatoires. Par conséquent, le participant au régime ne peut pas vraiment se retirer ni refuser son consentement nous autorisant à utiliser ses renseignements personnels, étant donné qu’il nous faut ces renseignements pour administrer ses avantages sociaux. Autre point, le participant ne peut pas refuser de donner son NAS, car nous en avons besoin aux fins de l’impôt*. Il peut cependant refuser de nous permettre d’utiliser son NAS comme numéro permettant son identification. Nous reconnaissons ce fait et modifierons entièrement notre système au cours de la nouvelle année afin d’attribuer un tout nouveau numéro d’identification.

* Les primes d’assurance-vie sont des avantages imposables pour les participants, les prestations de retraite sont des avantages imposables, les facteurs d’équivalence sont des retenues d’impôt, les prestations d’invalidité peuvent être imposables ou non, certains avantages payés par vous‑même sont des retenues d’impôt, les primes d’assurance maladie et dentaire au Québec sont également des avantages imposables. Il est très rare qu’un régime n’ait pas d’exigences en matière d’impôt. Veuillez vérifier avec le représentant du service à la clientèle si vous êtes incertain quant à l’imposition d’un régime ou d’un avantage particulier.

Comment une personne à charge, telle qu’elle est décrite dans le régime, peut-elle protéger ses renseignements contre leur mauvais usage ou leur divulgation? Nous protégeons les renseignements des personnes à charge de la même manière que nous protégeons les renseignements du participant, c’est-à-dire que nous ne divulguons aucun renseignement personnel à toute personne non autorisée. Toutefois, dans le cas d’un enfant mineur, nous sommes autorisés à discuter de ces renseignements personnels avec le participant ou son conjoint et de les leur divulguer.



VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT MAIS N’OUBLIEZ PAS QUE…

Ce livret décrit les grandes lignes des régimes et vise à expliquer aussi brièvement et clairement que possible chacun des avantages auxquels vous êtes admissible. Les avantages en vertu des régimes sont assujettis aux modalités des documents du régime et des polices maîtresses d’assurance collective. En cas de conflit entre cette description et les documents du régime et les polices maîtresses d’assurance collective, les documents du régime et les polices maîtresses d’assurance collective prévalent dans tous les cas. N’oubliez pas qu’aucun avantage n’est garanti et que les fiduciaires peuvent changer les avantages à tout moment.

 
 
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